Biuro Organizacji Urzędu (OU) - Biuro Organizacji Urzędu

Do zakresu działania Biura Organizacji Urzędu należy w szczególności:

1.    zapewnianie sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym:
•    organizowanie pracy przy opracowywaniu celów długo i krótkookresowych w zakresie funkcjonowania Urzędu oraz ich monitorowanie,
•    podejmowanie działań i inicjatyw w celu zwiększenia efektywności funkcjonowania Urzędu,
•    podejmowanie działań, które służą koordynacji i udoskonaleniu współpracy komórek organizacyjnych Urzędu,
•    opracowywanie i wdrażanie, we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi m.st. Warszawy, procedur wewnętrznego przepływu informacji o realizowanych zadaniach,
•    współpraca z biurami Urzędu oraz urzędami dzielnic w zakresie jednolitej i spójnej polityki informacyjnej Urzędu,
•    opracowywanie standardów realizacji zadań w Urzędzie oraz standardów obsługi klienta,
•    analizowanie, przygotowywanie koncepcji i rozwiązań w zakresie wewnętrznych regulacji dotyczących organizacji pracy Urzędu,
•    koordynowanie wprowadzania prostego języka w Urzędzie,
•    zapewnianie obsługi kancelaryjnej,
•    prowadzenie archiwum zakładowego, w tym sprawowanie nadzoru merytorycznego nad filiami archiwum zakładowego,
•    zapewnianie konserwacji dokumentów,
•    brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
•    wdrożenie i nadzór nad funkcjonowaniem elektronicznego zarządzania dokumentacją,
•    sprawowanie nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie,
•    zapewnianie obsługi poligraficznej,
•    podejmowanie działań na rzecz rozwoju systemu obsługi mieszkańców, w tym określanie jednolitego sposobu realizacji zadań i standardów w zakresie bezpośredniej obsługi klientów zewnętrznych,
•    doskonalenie pracy komórek realizujących zadania z zakresu bezpośredniej obsługi klientów zewnętrznych;
2.   koordynowanie rozwoju i utrzymania Systemu zarządzania jakością (SZJ) Urzędu;
3.   wdrażanie w Urzędzie zarządzania procesami, w tym:
•    tworzenie, utrzymywanie i rozwój systemu zarządzania procesami,
•    wsparcie metodyczne pracowników Urzędu w zarządzaniu i doskonaleniu procesów;
4.   wdrażanie i utrzymanie Systemu Zarządzania Ciągłością Działania;
5.   koordynowanie współpracy biur z urzędami dzielnic;
6.   współpraca z organami dzielnic, w tym koordynowanie zadań wynikających z nadzoru Prezydenta nad działalnością organów dzielnic;
7.   koordynowanie prac dotyczących regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz wewnętrznych regulaminów organizacyjnych biur i urzędów dzielnic;
8.   realizowanie zadań w zakresie koordynowania, nadzorowania i kontrolowania ochrony oraz bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie, który jest określony w Polityce bezpieczeństwa przetwarzania i ochrony danych osobowych w Urzędzie m.st. Warszawy;
9.   szkolenie pracowników Urzędu w zakresie realizacji zadań ochrony oraz bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie;
10. prowadzenie dokumentacji w zakresie ochrony danych osobowych.

Regulamin organizacyjny Biura Organizacji Urzędu

Schemat organizacyjny

Dokumenty do dołączenia do klauzuli o prostym języku:

1. Standard przygotowywania tekstów w prostym języku
2. Jak zapisujemy nazwy w tekstach urzędowych
3. Słowniczek prostej polszczyzny

Przy Biurze Organizacji Urzędu działa:

podległy bezpośrednio Prezydentowi m.st. Warszawy - Inspektor Ochrony Danych, którego zakres działań i odpowiedzialności reguluje Zarządzenie nr 1442/2018 Prezydenta m.st. Warszawy z dnia 31 sierpnia 2018 r. (z późniejszymi zmianami) w sprawie wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych w Urzędzie m.st. Warszawy oraz określenia jego zadań.