Sygnaliści - zgłoszenia zewnętrzne - Biuro Zgodności

Jeżeli masz informację o naruszeniu prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Prezydenta m.st. Warszawy, możesz dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Prezydenta m.st Warszawy, jako organu publicznego, w trybie wynikającym z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).

Zasady przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych reguluje zarządzenie nr 1978/2024  Prezydenta m.st. Warszawy z 18 grudnia 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Jak mogę dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia możesz dokonać za pośrednictwem następujących kanałów:

• za pomocą poczty elektronicznej – wysyłając zgłoszenie na adres uczciwyurzad@um.warszawa.pl
• pisemnie – na adres korespondencyjny Urzędu: „Dyrektor Biura Zgodności” z dopiskiem „Do rąk własnych”, Aleje Jerozolimskie 44, 00-024 Warszawa
• osobiście – na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem wymienionych powyżej kanałów. Spotkanie zorganizowane będzie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Przesyłki adresowane do Biura Zgodności z dopiskiem „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w kancelarii ogólnej Urzędu m.st. Warszawy i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do Dyrektora Biura Zgodności.

Zachęcamy, aby dokonywanie zgłoszeń następowało z wykorzystaniem formularza, który stanowi

Załącznik nr 1 do Procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Czy będę objęty ochroną?

Od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego będziesz podlegał ochronie przed ewentualnymi działaniami odwetowymi lub groźbami ich zastosowania, pod warunkiem że:

• jesteś osobą fizyczną,
• posiadasz uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o zgłaszanym naruszeniu jest prawdziwa w momencie jego dokonywania,
• zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy,
• informację o naruszeniu prawa uzyskałeś w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ustawy.

Co się stanie z moim zgłoszeniem?

Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne należy do właściwości Prezydenta m.st. Warszawy zostanie rozpatrzone przez powołany do tego Zespół, który z zachowaniem należytej staranności, podejmie niezbędne czynności mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu.

Tryb postępowania ze zgłoszeniem polega w szczególności na:

• potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
• wstępnej weryfikacji oraz rejestracji zgłoszenia,
• w przypadku konieczności uzupełnienia informacji - kontakcie z sygnalistą, o ile powyższemu się nie sprzeciwiłeś,
• podjęciu działań następczych, w tym postępowania wyjaśniającego przez powołany do tego zgłoszenia Zespół,
• sporządzeniu informacji końcowej w sprawie zgłoszenia zewnętrznego,
• przekazaniu sygnaliście informacji zwrotnej.

Jeżeli zgłoszenie:

• dotyczy naruszenia prawa, które nie należy do zakresu działalności Prezydenta m.st. Warszawy, zostanie ono przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni od dnia dokonania zgłoszenia zewnętrznego, do właściwego organu publicznego,
• nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od jego przekazania właściwemu organowi publicznemu.

Zarówno w przypadku przekazania zgłoszenia zewnętrznego do innego organu publicznego albo odstąpieniu od jego przekazania, otrzymasz stosowną informację o ile podałeś adres do kontaktu.

Kiedy otrzymam informację zwrotną?

Informację zwrotną otrzymasz pod warunkiem, że podałeś adres do kontaktu umożliwiający jej przekazanie. W takim przypadku, informacja zwrotna zostanie przekazana

w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach – w terminie 6 miesięcy, o czym zostaniesz poinformowany z uprzednim wyprzedzeniem.

W informacji zwrotnej zostaniesz powiadomiony o już podjętych oraz planowanych działaniach następczych. Informacja zwrotna może zawierać także ustalenia dotyczące ewentualnego stwierdzenia naruszenia prawa, jak również reakcji na to naruszenie.

Zasady poufności

Dane osobowe oraz inne dane, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować sygnalistę, nie podlegają ujawnieniu, chyba że na powyższe wyraziłeś wyraźną zgodę. Nie dotyczy to sytuacji, w której ujawnienie Twojej tożsamości jest wymagane na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

W celu zapewnienia poufności:

• przekazanym przez Ciebie zgłoszeniem zajmują się wyłącznie pracownicy Urzędu posiadający pisemne upoważnienie Prezydenta m.st. Warszawy,
• osoby biorące udział w procesie wyjaśniania zgłoszenia zewnętrznego podpisują oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności,
• pracownicy są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie wynikającym z art. 44 ust. 4 ustawy,
• dokumentacja sprawy przechowywana jest przez wyspecjalizowaną komórkę Urzędu – Biuro Zgodności, w oddzielnym pomieszczeniu uniemożliwiającym dostęp osób nieupoważnionych.

Przetwarzanie danych osobowych

Twoje dane osobowe sygnalistów będą przetwarzane w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli ninformacyjnej. 

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Działania następcze będą determinowane charakterem Twojego zgłoszenia zewnętrznego oraz kompetencjami Prezydenta m.st. Warszawy jako organu publicznego.

Zadaniem Zespołu, w zależności od przedmiotu Twojego zgłoszenia może być:

• przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego lub
• wskazanie czynności niezbędnych do podjęcia w ramach działań następczych, w szczególności wszczęcia postępowania administracyjnego lub postępowania kontrolnego,
• zawiadomienie odpowiednich służb państwowych o możliwości popełnienia przestępstwa.

Jaka ochrona przysługuje mi w związku z dokonanym zgłoszeniem zewnętrznym?

Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty, który korzysta z ochrony przewidzianej ustawą, w tym stosowanie działań odwetowych, jak również groźby lub próby ich zastosowania. Szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdziesz w rozdziale 2 ustawy.

Pamiętaj, że w związku z dokonanym zgłoszeniem przysługuje Ci prawo otrzymania zaświadczenia, w którym Prezydent m.st. Warszawy potwierdzi, że podlegasz ochronie prawnej przewidzianej w ustawie. Zaświadczenie otrzymasz nie później niż w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli masz wątpliwości związane ze stosowaniem Procedury zgłoszeń zewnętrznych możesz uzyskać poufną informację na ten temat w Biurze Zgodności Urzędu m.st. Warszawy lub u Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy ds. etyki i polityki antykorupcyjnej. W tym celu możesz skorzystać z kanałów komunikacji do dokonania zgłoszenia zewnętrznego.

Czy przysługuje mi ochrona przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności?

Zgodnie z art. 16 ustawy, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z zastrzeżeniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

Pamiętaj, że w przypadku zgłoszeń, wypełniających znamiona czynu zabronionego z art. 57 ustawy, a więc dokonanych ze świadomością, że do naruszenia prawa nie doszło, organ publiczny zobowiązany jest do złożenia stosownego zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa. 

Gdzie jeszcze możesz dokonać zgłoszenia?

Pamiętaj, że celem ustawy jest aby organizacja, z którą pozostajesz w kontekście związanym z pracą miała możliwość podjęcia działań następczych w związku z zidentyfikowanym przez Ciebie naruszeniem prawa. Dlatego, zachęcamy do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych ustalonej w Twojej organizacji, o ile dokonanie zgłoszenia wewnętrznego jest wystarczające do skutecznego zaradzenia naruszeniu prawa, jak również daje podstawy do bezstronnego rozpatrzenia zgłoszenia.

Ponadto informujemy, że możesz dokonać zgłoszenia naruszenia prawa bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.