Wydział Organizacyjny (IN-NO) - Biuro Infrastruktury

Do zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

1. obsługa kancelaryjno-biurowa Biura;
2. sprawy organizacji i funkcjonowania Biura;
3. sprawy socjalno-kadrowe pracowników Biura, we współpracy z biurem właściwym do spraw zarządzania zasobami ludzkimi;
4. udzielanie zezwoleń na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków.

Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Organizacji

Do zakresu działania Wieloosobowego Stanowiska Pracy do spraw Organizacji wchodzącego w skład Wydziału Organizacyjnego, należy w szczególności:

1. 1. koordynowanie opiniowania wniosków o udzielenie lub zmianę zezwolenia na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków, a także przygotowywanie projektów decyzji, postanowień oraz wystąpień w tym zakresie;
2. prowadzenie rejestru wydanych przez Prezydenta Miasta decyzji dotyczących zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków;
3. prowadzenie działań i uzgodnień w celu uchwalenia przez Radę Miasta regulaminu dostarczania wody i odprowadzania ścieków lub jego zmian;
4. prowadzenie, we współpracy z biurem właściwym do spraw zarządzania zasobami ludzkimi, spraw socjalno-kadrowych pracowników Biura;
5. organizowanie praktyk zawodowych, stażów dla bezrobotnych, robót publicznych oraz wolontariatów w Biurze;
6. przygotowywanie projektów pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Biura oraz opiniowanie projektów pełnomocnictw i upoważnień dla przedstawicieli dzielnic w zakresie działania Biura;
7. prowadzenie wykazu upoważnień i pełnomocnictw oraz odwołań upoważnień i pełnomocnictw pracowników Biura, a także przechowywanie kopii tych dokumentów;
8. prowadzenie i sporządzanie przez uprawnionego koordynatora Systemu Zarządzania jakością dokumentacji dotyczącej tego Systemu oraz wykonywanie innych zleconych przez Dyrektora Biura zadań jakościowych w tym zakresie;
9. redagowanie stron Biuletynu Informacji Publicznej Miasta oraz zamieszczanie informacji w PortUM oraz na Elektronicznej Tablicy Ogłoszeń, dotyczących zakresu działania Biura;
10. koordynowanie działań z zakresu zadań Biura, w szczególności związanych z:

• opiniowaniem i zgłaszaniem propozycji do projektów aktów prawnych regulujących organizację i funkcjonowanie Urzędu,
• udzielaniem odpowiedzi na skierowane do Biura skargi, wnioski i petycje, wnioski o udostępnienie informacji publicznej oraz interpelacje i zapytania radnych,
• procesem uzgadniania projektów uchwał Rady Miasta i zarządzeń Prezydenta Miasta, przygotowywanych przez inne komórki organizacyjne Urzędu lub dzielnice,
• przeprowadzanymi w Biurze audytami i kontrolami,
• kontrolą zarządczą oraz zarządzaniem ryzykiem w Biurze,
• przygotowywaniem Rocznych Planów Działań,
• podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników Biura oraz identyfikacją potrzeb w tym zakresie,
• konsultacjami społecznymi,
• budżetem obywatelskim,
• dostępnością informacyjno-komunikacyjną oraz dostępnością cyfrową,
• wprowadzaniem prostego języka w Urzędzie,
• bezpieczeństwem pożarowym oraz bezpieczeństwem i higieną pracy w Biurze.

Wieloosobowe Stanowisko Pracy do spraw Obsługi Kancelaryjno Biurowej

Do zakresu działania Wieloosobowego Stanowiska Pracy do spraw Obsługi Kancelaryjno-Biurowej, wchodzącego w skład Wydziału Organizacyjnego, należy w szczególności:

1. obsługa kancelaryjno-administracyjna Biura, w tym w szczególności:
   • obsługa w zakresie przyjmowania i wysyłki korespondencji zewnętrznej,
   • zapewnienie obiegu dokumentów w Biurze,
   • obsługa interesantów,
   • prowadzenie ewidencji dokumentów oznaczonych „tajemnica przedsiębiorstwa” wpływających do Biura oraz nadzór nad obiegiem tych dokumentów w Biurze,
   • prowadzenie wykazu wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz ewidencji interpelacji i zapytań radnych, kierowanych do Biura,
   • zaopatrywanie Biura w materiały biurowe i gospodarcze, a także nadzór nad ich właściwym gospodarowaniem,
   • zgłaszanie awarii urządzeń biurowych oraz niezbędnych napraw,
   • zarządzanie obsługą transportową Biura;
2. obsługa organizacyjno-biurowa dyrekcji Biura, w tym w szczególności:
   1. • zapewnienie obiegu dokumentów oraz przepływu informacji,
      • zabezpieczenie obsługi spotkań i narad;
3. prowadzenie spraw kadrowych pracowników Biura z zakresu dyscypliny pracy, we współpracy z właściwym biurem do spraw zarządzania zasobami ludzkimi, w tym w szczególności:
   • prowadzenie listy obecności,
   • prowadzenie spraw związanych z pracą zdalną i pracą zdalną okazjonalną oraz weryfikacja poprawności wykorzystywania ich przez pracowników,
   • prowadzenie ewidencji:

• wykorzystania urlopów przez kierownictwo nadzorowanych przez Biuro jednostek organizacyjnych Miasta,
• wyjść w godzinach służbowych,
• pracy w godzinach nadliczbowych,
• pracy zdalnej okazjonalnej.