Sygnalista w Urzędzie m.st. Warszawy - Biuro Zgodności

Zgłoszenia przyjmujemy:

• za pomocą poczty elektronicznej – wysyłając zgłoszenie na adres sygnalista@um.warszawa.pl;
• pisemnie – na adres korespondencyjny Urzędu: „Dyrektor Biura Zgodności” z dopiskiem „Do rąk własnych”;

WAŻNE: Przesyłki adresowane do Biura Zgodności z dopiskiem „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w kancelarii ogólnej Urzędu m.st Warszawy i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do dyrektora Biura Zgodności;

• telefonicznie w dni robocze w godzinach 8:00 – 16:00 pod dedykowanym numerem: 725 850 144;
• osobiście na wniosek sygnalisty złożony za pośrednictwem wymienionych powyżej kanałów. Spotkanie zorganizowane będzie w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku.

Rekomendujemy dokonywanie zgłoszeń z wykorzystaniem formularza stworzonego przez pracowników Biura Zgodności, który stanowi Załącznik 1 do Procedury.

• pracownik, były pracownik, kandydat do pracy;
• osoba świadcząca prace np. na podstawie umów cywilnoprawnych;
• wolontariusz, praktykant lub stażysta;
• przedsiębiorca i członkowie organów osób prawnych, bądź przedstawiciele tych osób np. członek zarządu spółki, wspólnik, prokurent;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy;
• funkcjonariusz lub żołnierz.

Zgłoszenie przyjmie upoważniony pracownik Biura Zgodności, który przeprowadzi wstępną weryfikację formalną i merytoryczną zgłoszenia, a następnie zarejestruje je w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

Wstępna weryfikacja polega na zbadaniu czy zgłoszenie wewnętrzne spełnia wymogi wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów.

W przypadku zgłoszeń dotyczących pracownika lub dyrekcji Biura Zgodności, zgłoszenia dokonuje się bezpośrednio do Prezydenta m.st. Warszawy z dopiskiem „Do rąk własnych”.

Możesz zgłosić informacje dotyczące czynności lub zaniechania, które jest niezgodne z prawem lub ma na celu obejście prawa w obszarach wyszczególnionych w ustawie:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych; 
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

1. Dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji, tj. imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, dane kontaktowe;

WAŻNE: zgłoszenie anonimowe nie podlega rozpoznaniu w oparciu o przepisy Procedury zgłoszeń wewnętrznych;

2. kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa;
3. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego;
4. dane osobowe osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji, w tym imię i nazwisko, stanowisko, komórkę organizacyjną, w której zatrudniona jest wskazana osoba;
5. opis naruszenia prawa oraz określenie czasu, miejsca i okoliczności zdarzenia;
6. wskazanie, czy informacja o naruszeniu prawa była wcześniej zgłaszana, a jeśli tak to komu i jak zostało zakończone to zawiadomienie;
7. informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
8. podpis sygnalisty, za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania.

Po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji formalnej i merytorycznej pracownik Biura Zgodności w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia.

WAŻNE: sygnalista otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia jedynie w przypadku, w którym poda adres do kontaktu umożliwiający przekazanie takiego potwierdzenia.

Jeżeli zajdzie konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem, będziemy się z Tobą kontaktować.

Po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia pracownik Biura Zgodności zaczyna rozpatrywać zgłoszenie. Dokonuje oceny prawdziwości informacji, rozpoczyna postępowanie wyjaśniające oraz przekazuje sygnaliście informację zwrotną. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

WAŻNE: warunkiem przekazania informacji zwrotnej jest podanie przez sygnalistę adresu do kontaktu.

Informacja zwrotna zawiera:

• Informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych;
• Informację o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowanie w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.  

Pracownicy Biura Zgodności mogą w szczególności:

• dokonać analizy przepisów prawa i obowiązujących regulacji prawnych;
• zwrócić się do pracowników, pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, o przekazanie dokumentów, materiałów lub informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych;
• zwrócić się do właściwej komórki kadrowej o przekazanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych;
• wysłuchać osób mogących mieć wiedzę o zgłoszonej informacji o naruszeniu prawa;
• gromadzić dokumenty niezbędne do oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.

Jeżeli dokonasz zgłoszenia za pomocą wyżej wymienionych do tego kanałów oraz masz uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i są objęte obszarami wskazanymi w ustawie o ochronie sygnalistów wówczas podlegasz ochronie i nie możesz być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania takiego zgłoszenia.

W Urzędzie m.st. Warszawy wprowadzono zakaz podejmowania działań odwetowych wobec:

• osoby dokonującej zgłoszenia – sygnalisty;
• osoby pomagającej sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia;
• osoby trzeciej, powiązanej z sygnalistą.

W Urzędzie m.st. Warszawy nieodpuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty oraz stosowanie działań odwetowychw zakresie:

• rozwiązania stosunku pracy;
• zmiany warunków pracy lub płacy;
• zmiany praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy;
• odpowiedzialności pracowniczej;
• ocen pracowniczych oraz systemu awansowania;
• systemu wynagradzania oraz świadczeń dodatkowych;
• kształcenia zawodowego.

1. Zarządzenie Nr 1542/2024 Prezydenta m.st. Warszawy z 13 września 2024 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznychw Urzędzie m.st. Warszawy
2. Załącznik 1 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie m.st. Warszawy
3. Załącznik 2 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie m.st. Warszawy  
4. Załącznik 3 do Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie m.st. Warszawy
5. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 poz. 928) 
6. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia  23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii