Samodzielne Wieloosobowe Stanowisko Pracy ds. Organizacyjnych (ZR-SO) - Biuro Zarządzania Ruchem Drogowym

Do zakresu działania Samodzielnego Wieloosobowego Stanowiska Pracy ds. Organizacyjnych należy w szczególności:

1. obsługa kancelaryjno-organizacyjna Dyrektora oraz jego zastępców, w tym prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora i jego zastępców;
2. obsługa kancelaryjno-organizacyjna Biura, w tym:
   1. administrowanie systemem SignUM w zakresie Biura,
   2. nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
   3. koordynowanie spraw związanych z przekazaniem akt do archiwum zakładowego,
   4. obsługa spotkań organizowanych przez Biuro,
   5. zaopatrywanie pracowników w materiały biurowe niezbędne do wykonywania pracy;
3. prowadzenie wewnętrznego rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej oraz koordynowanie terminowej ich realizacji w zakresie działania Biura;
4. koordynowanie działań dotyczących audytów i kontroli prowadzonych w Biurze;
5. koordynowanie spraw dotyczących kontroli zarządczej oraz analizy ryzyka w Biurze;
6. prowadzenie spraw w zakresie utrzymywania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością w Biurze;
7. prowadzenie spraw kadrowych Biura, we współpracy z biurem właściwym do spraw zarządzania zasobami ludzkimi, w szczególności: ewidencja czasu pracy oraz urlopów pracowników Biura, przygotowywanie dokumentacji związanej z pozyskiwaniem oraz zatrudnianiem pracowników, szkoleniami;
8. organizowanie praktyk zawodowych, stażów oraz wolontariatów w Biurze;
9. przygotowywanie projektów zmian wewnętrznego regulaminu organizacyjnego Biura;
10. prowadzenie uzgodnień organizacyjno-prawnych, księgowych do projektów uchwał Rady m.st. Warszawy oraz projektów zarządzeń Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy w zakresie działania Biura;
11. koordynowanie działań w ramach budżetu obywatelskiego w zakresie działań Biura;
12. obsługa Biura w zakresie finansowo-księgowym, w tym:

1. przygotowywanie projektu uchwały budżetowej w części pozostającej w dyspozycji Biura,
2. analizowanie i monitorowanie wydatków Biura,
3. prowadzenie rejestru umów realizowanych przez Biuro,
4. opracowywanie rocznych planów oraz przygotowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w Biurze,
5. opracowywanie okresowych raportów, planów i sprawozdań z działalności Biura,
6. weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych,
7. wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego SAP oraz „płynność finansowa”,
8. wprowadzanie danych do Centralnego Rejestru Umów,
1. nadzór nad prawidłową klasyfikacją oraz rozliczeniem wykonania udzielonych zamówień publicznych.