Godziny pracy

Poniedziałek - piątek 8:00 - 16:00

Zakres działania wydziału biura

Do zakresu działania Zespołu Organizacyjno – Finansowego należy w szczególności:

1. obsługa sekretarsko – asystencka Dyrektora i jego Zastępców, a w tym:
   • prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora i jego Zastępców,
   • obsługa spotkań organizowanych przez Biuro,
   • rejestracja pełnomocnictw i upoważnień Dyrektora oraz jego Zastępców;
2. prowadzenie spraw finansowo – organizacyjnych, a w tym:
   • przygotowywanie projektów regulaminów oraz wewnętrznych aktów prawnych z zakresu działalności Biura,
   • opracowywanie projektów procedur określających tryb załatwiania spraw należących do kompetencji Biura,
   • prowadzenie zbioru zarządzeń Prezydenta m.st. Warszawy dotyczących spraw należących do kompetencji Biura,
   • organizowanie wewnętrznych i zewnętrznych szkoleń dla pracowników Biura Prawnego,
   • kontakty z Biurem Administracyjno-Gospodarczym w sprawach administracyjnych,
   • przygotowywanie projektów opracowań, sprawozdań i analiz w zakresie działalności Biura, w tym dotyczących poprawy efektywności pracy oraz identyfikowania i rozwiązywania problemów organizacyjnych,
   • dbanie o właściwą organizację pracy, w szczególności poprzez egzekwowanie ustaleń poczynionych w związku z realizacją zadań określonych w lit. f) powyżej,
   • realizowanie zadań związanych z wdrażaniem i utrzymywaniem Systemu Zarządzania Jakością,
   • prowadzenie wewnętrznego rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej załatwianych przez Biuro,
   • nadzór nad realizacją wniosków wymienionych w lit. i) powyżej oraz decyzji administracyjnych,
   • prowadzenie wykazu interpelacji i zapytań radnych Rady m.st. Warszawy, radnych Rad Dzielnic m.st. Warszawy oraz czuwanie nad ich terminowym załatwieniem,
   • prowadzenie rejestru umów zawieranych w imieniu m.st. Warszawy przez Dyrektora Biura Prawnego,
   • przygotowywanie projektów umów i porozumień zawieranych w imieniu m.st. Warszawy przez Dyrektora Biura Prawnego, w tym przygotowywanie dokumentacji potrzebnej do zawierania umów w trybie przepisów o zamówieniach publicznych oraz nadzór nad ich realizacją,
   • koordynacja realizacji zamówień publicznych w zakresie działalności Biura;
   • współpraca z Biurem Informatyki w zakresie wdrożenia i sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych i baz danych wykorzystywanych lub potrzebnych w pracy Biura Prawnego oraz urządzeń technicznych potrzebnych i wykorzystywanych w bieżącej pracy,
   • prowadzenie biblioteki – ewidencji książek i czasopism oraz zbieranie i przygotowywanie zamówień książek i czasopism potrzebnych w bieżącej pracy Biura Prawnego;
3. prowadzenie spraw związanych z budżetem m.st. Warszawy w zakresie działalności Biura;
4. prowadzenie we współpracy z Biurem Kadr i Szkoleń spraw socjalno – kadrowych pracowników Biura:
   • prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy (ewidencja wyjść w godzinach służbowych, prowadzenie listy obecności),
   • sporządzanie planu urlopowego pracowników Biura,
   • ewidencja urlopów pracowników,
   • prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich,
   • współpraca w zakresie przekazywania pracownikom Biura dokumentów dotyczących pobieranych wynagrodzeń,
   • ewidencja pracy pracowników Biura w godzinach nadliczbowych,
   • kontakty z Biurem Kadr i Szkoleń dotyczące rekrutacji pracowników, w tym przygotowywanie projektów opisów stanowisk i ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska urzędnicze.