Biuletyn Informacji Publicznej m.st. Warszawy
Informacja o kanałach RSS Wersja mobilna Wersja dla niepełnosprawnych
 

BIP > Menu podmiotowe > Biura Urzędu > Biuro Księgowości i Kontrasygnaty > Wydziały > Samodzielne Wieloosobowe Stanowisko Pracy - Sekretariat (KK-14) > Samodzielne Wieloosobowe Stanowisko Pracy - Sekretariat (KK-14)

Samodzielne Wieloosobowe Stanowisko Pracy - Sekretariat (KK-14)

  Drukuj
 
Adres
00-056 Warszawa
ul. Kredytowa 3
Telefon
22 443 27 00; 22 443 27 01
Faks
22 443 27 02
Email
Sekretariat.BKiK@um.warszawa.pl
Godziny pracy
Poniedziałek - piatek: 8.00 - 16.00
Zakres działania wydziału biura

Do zakresu działania Samodzielnego Wieloosobowego Stanowiska Pracy – Sekretariatu należy w szczególności:
1. obsługa asystencka i techniczna Skarbnika i Dyrektora Biura;
2. ustalanie terminów i harmonogramów spotkań Skarbnika i Dyrektora Biura;
3. organizowanie wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych oraz przygotowywanie wniosków wyjazdowych do delegacji zagranicznych Skarbnika i Dyrektora Biura;
4. prowadzenie segregatorów spraw – zgodnie z rzeczowym wykazem akt;
5. prowadzenie rejestru pism wpływających do Skarbnika oraz Biur Urzędu podległych Skarbnikowi z uwzględnieniem sprawnego funkcjonowania komputerowej rejestracji korespondencji (System SignUM);
6. administrowanie systemem SignUM w zakresie Biur Urzędu podległych Skarbnikowi;
7. prowadzenie wykazu interpelacji radnych Rady m.st. Warszawy oraz czuwanie nad ich  terminowym załatwianiem;
8. nadzór nad funkcjonowaniem i konserwacją urządzeń biurowych w Biurze;
9. zaopatrywanie pracowników Biura w wydawnictwa fachowe, prasę, materiały biurowe oraz inne materiały niezbędne do wykonywania pracy;
10. aktualizacja wykazów pracowników Biura oraz współpraca w tym zakresie z Punktem Informacyjnym przy Biurze Organizacji Urzędu oraz z Biurem Organizacji Urzędu;
11. współpraca z Biurami Urzędu w sprawach związanych z organizacją spotkań;
12. współpraca z właściwymi Biurami Urzędu w zakresie:
a) występowania o nadanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych,
b) aktualizacji upoważnień do przetwarzania danych osobowych wydawanych dla pracowników Biura i innych osób,
c) zgłaszania zmian, aktualizacji lub nowej rejestracji zbiorów danych osobowych oraz programów zastosowanych do ich przetwarzania,
d) sporządzania wykazów budynków i pomieszczeń tworzących obszary przetwarzania danych osobowych – w zakresie działalności Biura,
e) prowadzenia rejestrów spraw niejawnych i zastrzeżonych – w zakresie działalności Biura;
13. organizowanie systemu informacyjnego zarządzania;
14. nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów w Biurze zgodnym z Instrukcją kancelaryjną;
15. prowadzenie książki wyjść w godzinach pracy i list obecności;
16. sporządzanie aktualnych zbiorów danych adresowych i telefonicznych jednostek współpracujących i kontrahentów;
17. obsługa narad i konferencji organizowanych przez Skarbnika lub Biuro;
18. obsługa interesantów;
19. właściwe archiwowanie i zabezpieczanie korespondencji oraz innych dokumentów;
20. koordynowanie spraw związanych z naradami i spotkaniami Skarbnika oraz pracowników Biura;
21. rozpoznawanie i analiza potrzeb szkoleniowych pracowników Biura;
22. współpraca z Biurem Kadr i Szkoleń w zakresie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Biura;
23. obsługa organizacyjna i logistyczna szkoleń stacjonarnych i wyjazdowych organizowanych przez Biura Urzędu podległe Skarbnikowi;
24. koordynacja spraw organizacyjnych, socjalnych i gospodarczych Skarbnika i samodzielnego wieloosobowego stanowiska pracy;
25. wykonywanie innych czynności zlecanych przez Skarbnika i Dyrektora Biura.

 
 
Wprowadził Stasiak Piotr A. (Biuro Księgowości i Kontrasygnaty (KK)) 19-07-2007
Aktualizujący Stasiak Piotr A. (Biuro Księgowości i Kontrasygnaty (KK)) 28-03-2018
Zatwierdzający Gajewska Małgorzata (Biuro Księgowości i Kontrasygnaty (KK)) 19-06-2019
Publikujący Rysiewska-Dąbkowska Faustyna (Gabinet Prezydenta (GP)) 19-06-2019
Liczba odwiedzin: 4936
Rejestr zmian
 
jak korzystać z BIP | rejestr zmian | redakcja BIP | mapa serwisu | kontakt | dane osobowe