Zakres działania wydziału biura Do zakresu działania Biura Audytu Wewnętrznego należy w szczególności:
- ocena ogółu działań podejmowanych w procesie kontroli zarządczej przez kierowników jednostek organizacyjnych podległych Prezydentowi oraz kierowników komórek organizacyjnych Urzędu dla zapewnienia realizacji celów i zadań pod kątem:
• zgodności z prawem oraz procedurami wewnętrznymi,
• skuteczności i efektywności działalności,
• wiarygodności sprawozdań,
• ochrony zasobów,
• etycznego postępowania,
• efektywności i skuteczności przepływu informacji,
• zarządzania ryzykiem;
- ocena adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w oparciu o wyniki przeprowadzonych:
• zadań audytowych zapewniających, czynności doradczych, czynności sprawdzających,
• kontroli i wydanych zaleceń Biura Kontroli,
• audytów zewnętrznych i wydanych rekomendacji lub zaleceń audytorów zewnętrznych, ekspertów, konsultantów,
• kontroli i wydanych zaleceń zewnętrznych organów kontrolnych;
- wydawanie opinii na temat adekwatności wykonywania nadzoru w audytowanym obszarze działalności dotyczącej:
• definiowania i osiągania celów,
• zabezpieczenia majątku,
• efektywnego zarządzania zasobami osobowymi, rzeczowymi i finansowymi,
• wiarygodności sprawozdawczości, finansowej i pozostałej,
• zgodności działalności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego i prawa miejscowego;
- udzielanie Prezydentowi racjonalnego zapewnienia, że realizacja celów samorządu m.st. Warszawy w obszarach audytowanych nie jest zagrożona, a służą temu podejmowane przez kierownictwo jednostki lub komórki działania;
- identyfikowanie, analiza oraz ocena istotnego ryzyka, jego wpływu na realizację celów i zadań w poszczególnych obszarach działalności, procesach, systemach i projektach w obszarze planowania i realizacji zadań audytowych;
- identyfikowanie, przy współudziale wytypowanych kierowników jednostek lub komórek organizacyjnych, obszarów ryzyka dla celów rocznego i wieloletniego planowania strategicznego;
- opracowywanie, w oparciu o coroczną aktualizację ryzyka planów audytu na dany rok z uwzględnieniem planów audytu nadsyłanych przez kierowników jednostek nadzorowanych, którzy podjęli decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego;
- opracowywanie planów średnio i długoterminowych działalności audytu wewnętrznego w m.st. Warszawie;
- wykonywanie planowanych zadań zapewniających, czynności doradczych i sprawdzających oraz zadań poza planem audytu na zlecenie Prezydenta;
- pisemne informowanie Prezydenta o zagrożeniu wykonania planu audytu na dany rok;
- bieżące dokumentowanie przebiegu i wyników prac audytorskich w aktach bieżących audytu;
- dokumentowanie ustaleń, wniosków i rekomendacji oraz ich terminowe przekazywanie kierownikowi audytowanej jednostki lub komórki;
- wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemów i procesów zarządzania ryzykiem i kontroli oraz rekomendacji usprawniających funkcjonowanie systemów i procesów w audytowanych obszarach działalności;
- uzgadnianie we współpracy z kierownictwem audytowanej jednostki lub komórki terminu i sposobu realizacji rekomendacji;
- monitorowanie postępów i stanu realizacji rekomendacji oraz podejmowanie – w uzasadnionych przypadkach – czynności sprawdzających;
- informowanie Prezydenta oraz pozostałych członków Zespołu Koordynującego o:
• ustaleniach audytu, które mogą mieć istotne znaczenie dla realizacji celów i zadań,
• uprawdopodobnionych przypadkach i zdarzeniach noszących znamiona oszustw lub innych naruszeń prawa;
- opracowywanie oraz przekazywanie do zatwierdzenia Prezydentowi sprawozdań rocznych z realizacji planu audytu na dany rok;
- analizowanie planów audytu oraz informacji z ich realizacji z jednostek organizacyjnych nadzorowanych przez Prezydenta, których kierownicy podjęli decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego, celem wykorzystania wyników w procesie planowania zadań audytowych w m.st. Warszawie;
- sporządzanie informacji zbiorczej dla Prezydenta na temat nadzorowanych jednostek organizacyjnych, których kierownicy podjęli decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego;
- prowadzenie akt bieżących i akt stałych audytu;
- opracowanie i stałe doskonalenie warsztatu pracy: metodyki, procedur i narzędzi audytu wewnętrznego;
- podejmowanie przez Biuro Audytu Wewnętrznego, na zlecenie albo z własnej inicjatywy, czynności doradczych – w zakresie uzgodnionym z Prezydentem;
- koordynowanie zadań audytu zleconego przez Prezydenta;
- współpraca oraz koordynacja zadań realizowanych z audytorami wewnętrznymi nadzorowanych jednostek organizacyjnych, audytorami zewnętrznymi, ekspertami, konsultantami oraz organami kontrolnymi;
- współpraca z kierownictwem audytowanych jednostek organizacyjnych w zakresie usprawniania systemu kontroli zarządczej;
- powoływanie, w uzasadnionych przypadkach, rzeczoznawcy w celu wykonania czynności wymagających specjalistycznej wiedzy i umiejętności niezbędnych dla poprawnej realizacji zadania audytowego;
- opracowanie i stałe doskonalenie oraz monitorowanie skuteczności funkcjonowania w Biurze Audytu Wewnętrznego „Programu zapewnienia i poprawy jakości”;
W Biurze Audytu Wewnętrznego działa Audytor Generalny podległy bezpośrednio Prezydentowi, zatrudniony na stanowisku Dyrektora.
Do zakresu działania Audytora Generalnego i Zastępcy należy w szczególności:
- koordynowanie pracy audytorów wewnętrznych zatrudnionych w Biurze Audytu Wewnętrznego;
- doskonalenie efektywności i skuteczności systemu audytu wewnętrznego w m.st. Warszawie;
- ocena systemu kontroli zarządczej w m.st. Warszawie;
- nadzorowanie terminowości nadsyłania i poprawności sporządzania przez nadzorowane jednostki organizacyjne prowadzące audyt wewnętrzny następujących dokumentów:
• rocznych planów audytu,
• informacji z wykonania rocznych planów audytu,
• informacji o przeprowadzonych audytach wewnętrznych na zlecenie Prezydenta,
• sprawozdań z przeprowadzenia audytu wewnętrznego zleconego przez Prezydenta,
- sporządzanie informacji o niepodjęciu przez kierowników audytowanych jednostek lub komórek organizacyjnych działań mających na celu usunięcie stwierdzonych uchybień lub usprawnienie funkcjonowania jednostki;
- sporządzanie informacji o zagrożeniu realizacji planu audytu na dany rok oraz ewentualnych brakach kadrowych, innych zagrożeniach mających istotny wpływ na zakres wykonywanego audytu, a także tych, które zagrażają realizacji planu;
- sporządzanie dla Prezydenta rocznej, zbiorczej informacji z realizacji audytu wewnętrznego przez nadzorowane jednostki organizacyjne;
- opracowywanie programu dla zadania audytowego zleconego przez Prezydenta oraz koordynowanie całości audytu zleconego przez Prezydenta, w tym ustalanie zasad współpracy audytorów wewnętrznych, zatrudnionych w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych i Biurze Audytu Wewnętrznego;
- sporządzanie zbiorczej informacji z realizacji audytu zleconego dla Prezydenta, akceptowanie planów audytu oraz sprawozdań z ich realizacji i przedstawianie Prezydentowi do zatwierdzenia;
- zatwierdzanie programów i harmonogramów zadań audytowych;
- zatwierdzanie informacji zbiorczych z realizacji zadań audytowych i przedstawianie Prezydentowi do akceptacji;
- zawiadamianie kierowników audytowanych jednostek lub komórek organizacyjnych o terminie rozpoczęcia zadania audytowego;
- merytoryczne kierownictwo nad pracą audytorów wewnętrznych, w tym nadzór nad jakością wykonywanych zadań audytowych oraz dokonywanie oceny sprawozdań i notatek informacyjnych;
- podejmowanie decyzji o czasie trwania zadania audytowego, czynności doradczych oraz sprawdzających;
- akceptowanie projektu Księgi Procedur i Programu zapewnienia i poprawy jakości oraz zmian systemowych i przedstawianie Prezydentowi do zatwierdzenia;
- akceptowanie projektu regulaminu audytu wewnętrznego m.st. Warszawy i wewnętrznego regulaminu organizacyjnego Biura Audytu Wewnętrznego oraz bieżących aktualizacji, przedstawianie Prezydentowi celem zatwierdzania i wydania lub zmiany zarządzeń;
- wydawanie pism okólnych dotyczących wewnętrznego zarządzania procesem audytu.
|