Urząd m.st. Warszawy oddaje do dyspozycji interesantów nową formę załatwiania spraw za pośrednictwem Internetu. Z pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej osoby posiadające bezpieczny podpis elektroniczny (weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu) mogą wnieść pismo w wytypowanej sprawie bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie, o ile przepisy obowiązującego prawa nie stanowią inaczej.

Podmioty publiczne proszone są o przesyłanie korespondencji zgodnie z odrębną instrukcją.

Przygotowywanie pism do przesłania

1. Należy sprawdzić, czy wybrana sprawa jest umieszczona w katalogu spraw przyjmowanych przez Urząd elektronicznie.
2. Należy pobrać wzór wniosku (dostępny w katalogu spraw), zgodnie z którym powinno zostać przygotowane pismo.
3. Należy wypełnić pobrany wzór, uzupełniając niezbędne dane.
4. Tak przygotowane pismo (wraz z załącznikami) należy przesłać za pośrednictwem formularza ogólnego Elektronicznej Skrzynki Podawczej.

Instrukcja przesyłania pism za pośrednictwem formularza ogólnego Elektronicznej Skrzynki Podawczej

1. Wszystkie pola formularza oznaczone gwiazdką (*) są wymagalne. Oznacza to, że każde tak oznaczone pole powinno zawierać dane.
2. W polach zawierających dane osobowe i teleadresowe należy wprowadzić dane wnoszącego pismo.
3. Aby dodać załączniki (w tym również przedmiotowe pismo) należy skorzystać z przycisku "Przeglądaj". Po jego wciśnięciu otworzy się okno, umożliwiające przeglądanie zasobów lokalnych komputera i wybranie pliku do załączenia. 
4. W polu "Podaj adres e-mail" należy wpisać adres poczty elektronicznej, na który ma zostać przesłane Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO). Jeśli adres będzie niepoprawny, osoba wnosząca pismo nie otrzyma potwierdzenia.
5. Formularz przesyłany do Urzędu musi zostać podpisany elektronicznie. W tym celu konieczne jest posiadanie zainstalowanego oprogramowania do podpisu elektronicznego na używanym komputerze oraz instalacja komponentu umożliwiającego podpisanie formularza. Instalując komponent należy podać adres serwera ESP (esp.um.warszawa.pl). Link do komponentu jest również dostępny na stronie formularza.
6. Po wypełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk "Prześlij formularz" znajdujący się na dole formularza.
7. Jeśli przesłany dokument/formularz opatrzony został podpisem elektronicznym w ciągu kilku minut wnoszący pismo otrzyma Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).
8. W przypadku problemów z wysłaniem dokumentu/formularza podpisanego elektronicznie, prosimy o skorzystanie z Pomocy na stronie formularza.

Warunki organizacyjno - techniczne doręczania dokumentów elektronicznych

1. Adres elektronicznej skrzynki podawczej: http://esp.um.warszawa.pl/ogolny/default.aspx
2. Akceptowane struktury fizyczne dokumentów elektronicznych i zakresy użytkowe:
   
   1. Formaty dokumentów: .txt, .rtf, .pdf, .doc, ODF (.odt, .ods, .odp, .odg), .jpg, .gif, .tif dołączanych jako załącznik do formularza ESP.
   2. Formaty dokumentów: sig, xml, zsi, sdoc, eml dołączanych jako załącznik do formularza ESP i opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym.
   3. Format xml dla danych tekstowych przesyłanych po wypełnieniu formularza Elektronicznej Skrzynki Podawczej dostępnej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Stołecznego Warszawy i opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym.
3. Urzędowe poświadczenie odbioru jest automatycznie wytworzone przez system ESP i przekazywane drogą elektroniczną na wskazany przez wnoszącego adres poczty elektronicznej.

Formularze elektroniczne dotyczące spraw komunikacyjnych

Cztery wnioski z zakresu komunikacji złożyć można przy pomocy dedykowanych formularzy elektronicznych. Są to:

• wniosek o wydanie prawa jazdy,
• wniosek o rejestrację pojazdu,
• wniosek o czasową rejestrację pojazdu,
• wniosek o wyrejestrowanie pojazdu.

Elektroniczne formularze wniosków dostępne są, po zarejestrowaniu się, na stronie https://esp-warszawa.sigillum.pl/. Pod adresem https://esp-warszawa.sigillum.pl/Files/Instrukcja.pdf znajduje się szczegółowa instrukcja dla interesanta (w formacie pdf). Przesłanie wniosku elektronicznego nie zwalnia od dostarczenia oryginałów niezbędnych dokumentów/załączników.

Podstawa prawna

1. Art. 6 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.)
2. Art. 16 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005r., Nr 64, poz. 565 z późn.zm.)
3. §3 i §5 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz.U. z 2005 r., Nr. 200, poz. 1651)
4. Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. Nr 212, poz. 1766)